哈囉，朋友

如果你已經有幾年的工作經驗，想必參與過無數次沒什麼結果的會議。

我的職業生涯大多數的時間是擔任產品經理，近年來則是從事 UX 顧問。

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好死不死，這些工作的共同特色，就是開會、開會跟開會。

大多數的時間，我不是正在開會，就是在準備開會。

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因此當我女兒小時候問我，爸爸你的工作到底是在做什麼的時候。

我是笑著回答：「我的工作就是跟別人說說話，一起開會。」

當時還沒上小學的女兒臉上充滿不可思議的表情，原來說說話就能賺錢？

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為了讓女兒知道職業開會專家是怎麼謀生的，我還特地解釋了一番。

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以下是擅長開會的專家都知道，但是開會菜鳥沒看懂容易吃虧的陷阱：

• 一開始就沒有討論空間
• 主持會議的刻板印象
• 對核心議題沒共識
• 缺乏思考與表達的引導
• 沒有篩選想法的遊戲規則

▋ 一開始就沒有討論空間

許多開會菜鳥一開始是這樣誤解的：「開會是在正式場合的一種表演。」

於是就把過去在學校裏面上台報告的情境照搬。

準備了精美的簡報，把許多自己的幻想放進去，然後用演說技巧硬幹。

如果開會菜鳥是這場會議參與者裡面權力地位高的人，那就只是在「佈達」自己的想法。

為了「佈達」想法，而把一大堆人找來聽自己說話，然後期待獲得回饋（而且只想聽到別人說好棒棒）。

這對於會議的參與者來說，的確沒有什麼參與的空間。

這真的不是會議，而是一場演說。

會議的目的是為了溝通。

而溝通是需要雙向交流的。

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▋主持會議的刻板印象

意識到會議是一種交流活動之後，就會誕生主持人的角色。

偏偏台灣人從小對於會議主持實在沒什麼好印象。

最糟糕的就是國會打架的影像記憶，最古板的就是學校裏面開班會。

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開會菜鳥容易誤以為會議主持的過程，就是要控制場面。

因此流於形式的先進行簡報，然後唱名問答。

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但會議的目的是溝通，不是點評（又不是比賽評審），也不是輪流宣告正確答案（又不是考試）。

由主持人「控制」大家發言，其實沒有在溝通。

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千萬不要搞混「會議主持人」跟「大型活動主持人」。

會議主持人的職責，是「引導」有意義的對話產生。

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▋對核心議題沒共識

有意義的對話是如何產生的呢？

需要對話的人們之間有共識，知道「我們正在討論的主題」。

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很多時候，一場糟糕的會議就源自於沒有明確的主題。

例如「活動成果報告」，這可不是主題，那只是一個籠統曖昧的標題。

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值得討論的主題是「活動之後的復盤」。

哪些事情成功？哪些事情不如預期？下次可以如何調整？

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因此「活動成果報告」只是這場會議討論主題的刺激物、只是素材，幫助參與者認識討論主題的背景脈絡。

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▋缺乏思考與表達的引導

光是有會議的主題，溝通並不會自然的產生。

還需要參與者有想法才行。

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會議菜鳥最常遇到的窘境，就是會議上有人喜歡霸台搶麥，有的人喜歡當個隱形邊緣人。

霸台搶麥的人，可能是這個議題的專家，因此不自覺的進入演說模式。

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當然也有可能只是喜歡說廢話，享受注目光環。

選擇當隱形邊緣人的參與者，則是有千百種理由，因此選擇了不說話是最好的溫柔。

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再次強調，如果議題已經有標準答案，那叫做佈達、叫做演說。

全知全能、可以預測未來、可以讀心的人不需要溝通，那當然就不需要有會議。

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值得溝通的主題，正是因為參與者的觀點，可能有機會讓大家對於整體概念的理解更進一步。

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譬如「活動之後的復盤」，不是讓活動專案的 PM 滔滔不絕的講，有哪些認為需要改善的地方。

而是讓會議的主持人透過提問，請每個人運用自己參與活動的視角，來分享什麼地方作得好，什麼地方不如預期。

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雖然每個人都有想法，但想法不會自然表達出來。

在團體中我們會在意別人的眼色。

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所以才需要會議主持人進行引導，讓參與者能對溝通的主題貢獻自己的想法。

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▋沒有篩選想法的遊戲規則

爛會議的另外一個常見特色，就是蒐集了一大堆意見與想法。

然後就沒有了。

這叫做議而不決，一樣是在浪費大家時間。

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議而不決的原因之一，就是因為想法太多了，主持人（或有決策權的人）沒辦法辨認這些想法的價值。

俗稱認知崩潰。

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蒐集了想法（發散）還不夠，必須要挑選或排序有價值的想法（收斂）。

會議主持人的引導工作重點，就是運用集體的腦力，一起來將大量的想法篩選出有價值的洞察。

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譬如可以請參與者一起分類想法。

將相似的想法集中在一起，這樣可以看出共同的底層邏輯。

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又或者可以討論一個分類標準，例如建立一個十字象限，分別是「影響力大 <–> 影響力小」、「成本高 <–> 成本低」。

然後請參與者，將眾多想法分類放進四個不同的象限當中，然後再輪流發表意見。

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像這樣，就是會議主持人應該要建立的篩選想法的引導規則。

用來幫助這場會議，湧現集體共識的結果。

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▋結語

準備會議的刺激物，幫助參與者認知對齊。

留下議題討論的空間，刺激對話產生。

將抽象的想法具象化，透過引導方式運用集體的腦力來篩選想法。

如此一來，參與者對於最後浮現的洞察都有所貢獻。

並且在這個過程，每個人都有機會充分表達。

最後決策者也能得到經過共識的結果。

這是會議專家們的拿手絕活。

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新的一年分享這些內容給你，也期盼你能夠有效率的運用會議時間。

提昇了生產力，將時間用來享受自己的生活。

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by Soking