Soking 來信:概念設計入門(三)視覺化抽象概念進行共識溝通


哈囉,朋友

我們在專業工作上最容易遇到的問題,是人與人之間的溝通問題。

產生溝通問題的原因,是認知落差。

▋沒有兩個人是一樣的

在對方腦袋中的理所當然,不見得相容於我們腦袋中的作業系統。

在我們覺得重要的規範或標準,可能對方一無所知,但又理直氣壯自己的無知。

這些都是隱藏在溝通當中的前提假設。

腦袋中的認知落差,加上語言表達的曖昧模糊,造就了溝通的困難。

而溝通困難讓溝通場景中的情緒壓力提昇,參與者的不耐煩以及立場對撞,讓溝通進入負向循環。

但有沒有一種可能,你是對的,我也是對的?

又或者有沒有一種可能,我們不需要百分之百的互相認同,只需要確認彼此之間的認知,有哪些共識?

我想與你介紹,我在產品設計顧問這份工作上,是如何運用「概念模型」,在複雜又龐大的專案溝通當中生存下去的撇步。

▋取得共識的第一步:將概念視覺化

千萬不要小看人的大腦。

我們大腦中的工作記憶區,簡直是小的看不到。

承認吧,在大多數的情況下,我們的工作記憶表現,跟金魚差不多。

開會的時候,許多人可能還會一邊想著其他事情。

因此當我們要溝通的事物一複雜起來,人的大腦就會開始偷懶,只聽自己熟悉的部份,而不是試圖理解全部。

因此減少溝通過程的認知負荷,就是在減少大腦的負擔,讓對方更容易投入。

▋簡易繪圖產生視覺化材料

具體的作法,就是畫圖。

不要緊張,不是要畫出什麼藝術大作,我們只需要畫出一些圓形或方形的框框就夠了。

假設我們要描繪一場讀書會的概念模型圖,可以先辨別會有哪些材料元素。

先畫一個圓圈,在裡面寫上「參與者」。

讀書會還需要什麼呢?至少還需要書吧?

書是非生命,所以用方形框框來表達。

還有什麼呢?讀書會可能會在實體空間或是線上進行。

再畫一個方框,寫上場域(這邊不寫場地的原因,是希望同時涵蓋實體與線上)。

▋組織視覺化材料之間的關係與層級

材料好像差不多到齊了,讓我們試著組織它們之間的關係吧!

首先我們會發現「從屬關係」,參與者以及書,會在場域裡面舉辦讀書會。

我們可以畫個箭頭,連結這些材料,然後寫上他們之間的關係。

▋持續修正概念,引入新材料

現在看起來,雖然正確,但似乎無聊了點。

讀書會真的就是一群人跑到一個場域去看書嗎???

這時候可能會有人說:應該要有一些討論交流吧?

又有人會說:希望是有意義的討論,不然會變成純聊天。

嗯!這邊就是引入了新的概念材料,我們希望參與者之間可以進行有意義的交流。

讓我們將這個新概念命名為「討論規則」。

參與者會按照討論規則,進行交流,概念圖修改如下之後就變成:

現在看起來,這個讀書會的概念似乎具備了?

等一等,有人又有意見了:光是有討論規則不夠吧?需要有人主持才行。不然整個流程還是會亂七八糟的!

非常棒,我們又發現了嶄新的元素!

這是一個角色類型的概念材料,因此用圓圈表達。

還有什麼想法嗎?

通常這個時候,大家會七嘴八舌的討論:

  • 那要決定看什麼書吧?
  • 討論規則是怎麼樣呢?
  • 誰要先發言?
  • 找誰當主持人啊?
  • 這活動要付錢嗎?

你會發現,當概念完備的時候,所有的討論就會進入執行細節,而不是在調整抽象層級的概念結構。

透過這樣的形式進行共識溝通,我們可以釐清整體概念,而不是先鑽入細節,才發現整體概念上缺東缺西,導致無效率的溝通。

這就是我運用概念設計的引導方式,進行共識溝通的過程,提供給你參考。

如果你嘗試過程有任何問題,都歡迎找我聊聊唷。

by Soking

Soking

千綺創意設計 Co-Founder / 產品設計總監,目前經營軟體領域的體驗設計顧問公司,也從事 UX 教學,喜歡以工作坊形式,引導你體驗 UX 領域的專業知識。 工作聯絡:service@soking.cc

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