哈囉,朋友 我們在專業工作上最容易遇到的問題,是人與人之間的溝通問題。 產生溝通問題的原因,是認知落差。 ▋沒有兩個人是一樣的在對方腦袋中的理所當然,不見得相容於我們腦袋中的作業系統。 在我們覺得重要的規範或標準,可能對方一無所知,但又理直氣壯自己的無知。 這些都是隱藏在溝通當中的前提假設。 腦袋中的認知落差,加上語言表達的曖昧模糊,造就了溝通的困難。 而溝通困難讓溝通場景中的情緒壓力提昇,參與者的不耐煩以及立場對撞,讓溝通進入負向循環。 但有沒有一種可能,你是對的,我也是對的? 又或者有沒有一種可能,我們不需要百分之百的互相認同,只需要確認彼此之間的認知,有哪些共識? 我想與你介紹,我在產品設計顧問這份工作上,是如何運用「概念模型」,在複雜又龐大的專案溝通當中生存下去的撇步。 ▋取得共識的第一步:將概念視覺化千萬不要小看人的大腦。 我們大腦中的工作記憶區,簡直是小的看不到。 承認吧,在大多數的情況下,我們的工作記憶表現,跟金魚差不多。 開會的時候,許多人可能還會一邊想著其他事情。 因此當我們要溝通的事物一複雜起來,人的大腦就會開始偷懶,只聽自己熟悉的部份,而不是試圖理解全部。 因此減少溝通過程的認知負荷,就是在減少大腦的負擔,讓對方更容易投入。 ▋簡易繪圖產生視覺化材料具體的作法,就是畫圖。 不要緊張,不是要畫出什麼藝術大作,我們只需要畫出一些圓形或方形的框框就夠了。 假設我們要描繪一場讀書會的概念模型圖,可以先辨別會有哪些材料元素。 先畫一個圓圈,在裡面寫上「參與者」。 讀書會還需要什麼呢?至少還需要書吧? 書是非生命,所以用方形框框來表達。 還有什麼呢?讀書會可能會在實體空間或是線上進行。 再畫一個方框,寫上場域(這邊不寫場地的原因,是希望同時涵蓋實體與線上)。 ▋組織視覺化材料之間的關係與層級 材料好像差不多到齊了,讓我們試著組織它們之間的關係吧! 首先我們會發現「從屬關係」,參與者以及書,會在場域裡面舉辦讀書會。 我們可以畫個箭頭,連結這些材料,然後寫上他們之間的關係。 ▋持續修正概念,引入新材料現在看起來,雖然正確,但似乎無聊了點。 讀書會真的就是一群人跑到一個場域去看書嗎??? 這時候可能會有人說:應該要有一些討論交流吧? 又有人會說:希望是有意義的討論,不然會變成純聊天。 嗯!這邊就是引入了新的概念材料,我們希望參與者之間可以進行有意義的交流。 讓我們將這個新概念命名為「討論規則」。 參與者會按照討論規則,進行交流,概念圖修改如下之後就變成: 現在看起來,這個讀書會的概念似乎具備了? 等一等,有人又有意見了:光是有討論規則不夠吧?需要有人主持才行。不然整個流程還是會亂七八糟的! 非常棒,我們又發現了嶄新的元素! 這是一個角色類型的概念材料,因此用圓圈表達。 還有什麼想法嗎? 通常這個時候,大家會七嘴八舌的討論:
你會發現,當概念完備的時候,所有的討論就會進入執行細節,而不是在調整抽象層級的概念結構。 透過這樣的形式進行共識溝通,我們可以釐清整體概念,而不是先鑽入細節,才發現整體概念上缺東缺西,導致無效率的溝通。 這就是我運用概念設計的引導方式,進行共識溝通的過程,提供給你參考。 如果你嘗試過程有任何問題,都歡迎找我聊聊唷。 by Soking |
千綺創意設計 Co-Founder / 產品設計總監,目前經營軟體領域的體驗設計顧問公司,也從事 UX 教學,喜歡以工作坊形式,引導你體驗 UX 領域的專業知識。 工作聯絡:service@soking.cc
哈囉,朋友 跟需求方、利害關係人進行需求訪談,對許多人來說都是一個不舒適的過程。 這個不舒適的原因,來自於「不確定性」。 ▋需求訪談是一份充滿不舒適的任務 有可能你被要求去處理完全不熟悉的問題,因此不知該如何著手。 即使你是專家,來找你的人所提的需求,也往往跟他們真正需要的東西有所落差。 所以專家也不能只聽需求方表面的描述,還要像個偵探去挖掘問題背後的問題。 即使你搞懂真正需要解決的問題,但這件事情影響許多不同的人。 那些被影響的人們,不一定想要改變。 除了面對人性的矛盾,你還要想辦法安排一切計畫。 讓這些充滿不確定性的炸彈,被放在一籃子計畫裡面,隨時等著爆炸。 這麼多不確定性的東西,要跳下去處理,會舒適才奇怪吧? ▋所有的問題都是認知的問題 那麼,我們該如何適應這些讓我們不舒適的挑戰呢? 看懂問題是解決問題的第一步。 我想從「認知負荷」的角度,來與你分享。 認知負荷,就是你大腦裡面高速公路的「車流量」。 當我們大腦中的主控台要執行某個意圖時,需要原物料(記憶、情報)。 而當某些任務過於複雜,主控台一口氣下單超多原物料卡車。...
哈囉,朋友 獨當一面的專業工作者有個最重要的指標。 那就是知道「如何了解需求」。 ▋區分菜鳥的指標 我訪談過許多專業工作上的用人主管,反覆的對他們提出一個問題: 「怎麼樣算是可靠、能獨當一面的戰力呢?」 我本來期待會聽到五花八門的答案,或者各種專業領域的能力評估方式。 結果答案意外單純。 這些專業領域的主管,不約而同的跟我說:「要會提問。」 收到一個工作上的指示、別人委託的工作、上面老闆突然有個想法丟下來。 直接思考該怎麼解決問題的,都是菜鳥。 菜鳥會浪費無數時間在猜想對方到底要什麼、在瘋狂腦力激盪提出有用的想法、在反覆修改一千次之後雕琢自己不夠完美的構想。 然後完全搞錯方向,一直重做。 ▋菜鳥的陷阱 例如,同事跑來問說,能不能幫我規劃一個問卷? 這是「他們想要一個問卷」。 但他們為何需要一個問卷呢? 沒有了解原因的菜鳥,可能會直奔主題,問對方要調查什麼? 甚至可能會糾結自己忘記以前學過的統計,還上網買了兩本書來惡補。 花了很多時間討論題目該如何設計之後,才被主管打槍。 打槍的理由是:問卷看起來不夠吸引人。 菜鳥會楞住,問卷為什麼要吸引人?...
哈囉,朋友 2024 年對我來說是既辛苦又充滿意義感的一年。 以 ABZ 計畫的角度來說,今年是我的 A 計畫正式換上職業講師這個身分的一年。 一人公司的自僱者會經歷四個階段,分別是: 1. 收入不足,也不穩定 2. 收入足夠,但不穩定 3. 收入足夠,穩定,但很累 4. 收入足夠,穩定,且輕鬆 我在八、九年前離開最後一份產品經理工作之後,開始了自僱者的人生階段。 第一、二年處於無頭蒼蠅的狀態,好像什麼都可以做,什麼樣的合作機會來了都接。 很努力的從收入不足狀態,追趕上了先前工作時的薪資收入。 但最大的問題就是感覺自己沒有累積,只是在瞎忙。 第三年開始專注在產品設計 UX 顧問案上面,推掉了不相關的工作。 沒想到營收跟案源反而直線上升,一下子進入爆炸忙碌的狀態。 於是第四、五、六年,我掉進了一個陷阱:開始聘僱員工。 我花了好幾年的時間才學習到教訓,那就是我在談業務、公司經營這件事情上沒什麼熱忱。 明明我最喜歡的事情就是自己動手做研究、規劃產品,然而當我變成公司經營者,這些帶給我意義感的工作就遠離我而去。...